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Project Monitor - Story telling - ITA

Project Monitor - Story telling - ITA

ITDream Srl  è una società italiana specializzata nella consulenza e nella vendita di software.

Bob Thomson, il responsabile dell'ufficio software, sette anni fa decise di introdurre JIRA per gestire al meglio i processi aziendali e le attività progettuali della sua area. Da quel momento le performance aziendali sono migliorate notevolmente.

Per ogni nuovo cliente acquisito in ITDream, viene creato un progetto di JIRA e ognuno di questo spacchettato in molteplici attività. Generalmente sono i team leader a stimare le attività e ad assegnarle ai vari membri del team.

Con il tempo, però, i progetti sono aumentati e sono diventati via via più complicati: per Tom e Alison, rispettivamente Team Leader e Project Manager, è sempre più difficile tenere sotto controllo l'andamento dei loro progetti!!

I due lamentano due criticità diverse ma altrettanto importanti.

Tom in particolare si preoccupa soprattutto dell'aspetto operativo, vorrebbe aver un controllo mirato sullo stato delle attività in relazione alle stime fatte.  In questo modo potrebbe capire se il team sta lavorando nei tempi previsti e se le sue capacità di stima sono affidabili quanto crede. il progetto che più lo preoccupa si chiama ProgettoV, che nel tempo ha acquisito sempre più complessità e che di conseguenza si è rilevato sempre più difficoltoso da gestire per Tom. JIRA infatti è perfetto per gestire e tracciare le singole attività, ma quando le issue sono tante come si può avere una visione d'insieme? Come facciamo a capire se siamo in linea con quanto avevamo stimato? Tom vorrebbe una risposta a queste domande.

Alison invece ha uno sguardo di più alto livello: la sua paura è quella di perdere di vista le deadline fissate con i suoi clienti e quindi di non rispettare le scadenze commerciali. Nello specifico, il progetto MarketThink è uno dei progetti più proficui per il business aziendale e quindi è molto importante verificare che tutto proceda al meglio e far sì che il cliente sia sempre soddisfatto.

Per far fronte a queste sfidanti problematiche, Tom e Alison fissano un incontro con Bob e decidono di visitare l'Atlassian Marketplace alla ricerca di qualche add-on per Jira che possa fare al caso loro.

Et voilà! La loro attenzione cade su un plugin chiamato Project Monitor.

Tom ed Alison comprendono subito che questo plugin consentirà loro di monitorare lo stato dei progetti con un semplice colpo d'occhio e che potrà essere un valido aiuto per le loro esigenze di Project Management. Inoltre sono entusiasti all'idea che Project Monitor permetterà loro di ottenere ben due gadgets complementari  (Project Monitor-Delivery Tracking e Project Monitor- Effort Tracking), perfetti per tenere sotto controllo gli aspetti di chiave del monitoring di progetto, facili da utilizzare e sempre disponibili sulle proprie Dashboards di lavoro. Allora perchè non provare Project Monitor?

Decidono così di scaricare una licenza trial e verificare che effettivamente faccia al caso loro.

I due accedono alla loro Dashboard , e, cliccando sull'apposito pulsante, aggiungono i due gadgets!

Tom ritiene di essere più interessato al Project Monitor- Effort Tracking e così lo configura ad hoc per le sue esigenze, seleziona il progetto ProgettoV e fa partire il gadget.

Bollino rosso!!! Allarme per Tom!

Quello che può vedere grazie alle due barre è che le rappresentazioni dell'investimento stimato e di quello realmente impiegato non sono in linea: 3 settimane di potenziale ritardo.
Nel suo caso, la barra superiore (Estimated time) è lunga 23 settimane. Ciò significa che la somma di tutti gli Original Estimate delle issues stimate del progetto in considerazione è di 23 settimane. La baretta in grigio chiaro riporta il valore delle ore loggate e quella in grigio scuro il numero di settimane rimanenti per completare il progetto.

La barra inferiore, quella dell'Actual, fa invece riferimento ai dati reali, e non stimati. Ciò significa, ad esempio, che fino a quel momento sono state loggate 9w su delle issues su cui se ne sarebbero dovute spendere 8. Questo potrebbe significare che le risorse di Tom stanno lavorando a velocità ridotta, o per esempio che si è verificato un inconveniente non previsto, o ancora che Tom è stato sfortunato con le stime.

Sulla base di quanto il team ha lavorato finora, vengono fatte delle previsioni su quanto tempo ancora si prevede duri il progetto, in questo caso ancora altre 17w anzichè le 15 previste! Il bollino rosso fa capire a Tom immediatamente che è in ritardo e orientativamente di quanto è il delta fra stimato e reale.

Tom sa che qualcosa sta andando storto e grazie a Project Monitor-Effort Tracking ora ne è consapevole: deve fare qualcosa per cambiare le cose!


Alison invece, occupandosi del contatto diretto con il cliente, deve garantire la consegna del progetto nei tempi prestabiliti commercialmente e quindi verificare che dal punto di vista operativo sia effettivamente così. Non può permettersi di consegnare in ritardo. Il progetto MarketThink in particolar modo è relativo ad un cliente molto importante per l'azienda e quindi non può permettersi di deluderlo. Per questo motivo è sicura che il gadget Project Monitor- Delivery Tracking faccia al caso suo. Inizia così a configurare il gadget.

Ad Alison interessa il progetto quindi seleziona questa opzione, ma in realtà potrebbe selezionare un preciso Sprint (qualora lavorasse secondo una metodologia Agile e quindi volesse monitorare l'andamento all'interno della finestra temporale dello Sprint) oppure un Filtro che restituisce solo uno specifico pool di attività che le interessano. Qualora il progetto avesse delle versioni potrebbe anche selezionare la singola versione. Alison in questo caso seleziona l'intero progetto.

A questo punto, dopo aver selezionato il progetto MarketThink, definisce le date commerciali di inizio e fine (6/10/2016- 28/02/2017) entro cui il progetto deve essere completato.


Ed ecco cosa restituisce il gadget a seguito dei parametri definiti da Alison. Cosa significa?


La barra dell'Estimated definisce la percentuale di completamento del progetto ad oggi in relazione alla stima e alle date definite commercialmente.

La barra dell'Actual invece dà indicazione dell'avanzamento reale di progetto in termini percentuali; ciò consente di fare un confronto tra lo stato di avanzamento lavori Attuale e Pianificato e quindi di poter fare ragionamenti su come si sta procedendo e su come invece dovrebbe procedere l'avanzamento di progetto. 

Inoltre il gadget, sulla base della velocity del team avuta finora, effettua una previsione di quando verrà concluso il progetto. Tale previsione non dà un'indicazione solo in termini di giornate ma fornisce anche una data. In questo caso Alison, se tutto procede come è stato fino ad oggi, sa con grande probabilità di essere in anticipo e di concludere il progetto il 16/02/2017, e quindi che rispetterà i termini commerciali. Il rettangolo verde è tale proprio perchè Alison è in anticipo - del numero di giorni segnalati nell'icona - e quindi lei può dirsi compiaciuta di come è stato gestito il progetto.

Tom e Alison sono molto soddisfatti di Project Monitor. Finalmente riescono ad avere in maniera sintetica le informazioni sull'avanzamento dei loro progetti, informazione che in JIRA è difficle da reperire.

Anche Bob, il responsabile dell'ufficio software, crede che Project Monitor possa essere un valido aiuto per chi ha un ruolo come il suo. Potrà inserire all'interno della sua dashboard tanti project monitor quanti sono i progetti della sua area ed in questo modo avere a colpo d'occhio un'informazione sull'andamento generale dei progetti.


Quello che contraddistingue Project Monitor è la chiarezza, la semplicità e l'immediatezza delle informazioni che fornisce a colpo d'occhio, grazie ad un'unica icona. 
Velocità e sintesi, ecco cosa rende questo Add-on efficiente e versatile per tutti i progetti.

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